FAXをメールで管理

今日の新聞には「へえ～」と思うような話題がいくつも載っています。そのうちの一つがこれ。NECの広告なのですがFAXをメールで送受信して管理するシステムがあるのだそうです。これ、自分が以前勤めていた会社にあったら威力を発揮しそうです。日報や時間帯別の売り上げ報告などはオンラインで報告するとかえって時間がかかるので手書きでささっと書いて本部にFAXすることが多かったです。また月曜日の発注もオンラインでできる発注と、補足のためオンラインでできない発注があって、後者は手書きFAXなんです。ところがFAXが集中するため商品部やメーカーのFAXがパンクして受信エラーになることが度々あるので、人によっては１０回自動リダイヤルをかけたりして、それがますます通信混雑を生む状態でした。しかも本部やメーカーにはFAXが山のように届き、特に社内あてFAXは「送った」「届いていない」のいたちごっこだったのです。

NECのシステムは普通のFAX機のような端末を店舗に置きます。FAXと同じ操作で手書き書類を送ると、インターネットを使って本部へメールで送信するのだそうです。メール送信なら通常のFAXと違って一瞬で送信できますから通信渋滞もありません。本部ではFAXをメールとして受信するので必要なものだけプリントアウトすればいいことになります。しかもメールソフトで管理できますから店舗別、用件別などのフォルダーに自動的に振り分けることが可能です。送受信履歴も残るので「送った」「届いていない」のいたちごっこからも解放されます。本部からメールで指示書を送ると店ではFAXのように端末からプリントアウトされて届くので、指示書を見ながらすぐに作業に取りかかれるのです。

便利だなーと感心してしまいました。